Informativa sulla privacy di Vociamo

Versione del 28 ottobre 2026 (prima versione: 10 settembre 2026; il 1° ottobre cambiati il luogo del server OVHcloud e l'elenco delle email; il 16 ottobre l'indirizzo a cui scrivere, ora privacy@vociamo.app, e la trascrizione, anche tradotta, leggibile da chi partecipa e scaricabile se l'organizzazione lo permette; il 19 ottobre il testo vale per ogni tipo di evento, tour, lezioni e conferenze, e dice dei relatori ospiti senza account e del nome del personale mostrato al pubblico; il 28 ottobre Gemini, l'assistenza del glossario oggi spenta, ha una riga sua, perché non è nelle regioni europee di Google). Non è stata rivista da un avvocato (decisione del proprietario del 10 settembre: per ora si pubblica così, e si fa rivedere quando ci sarà). I fatti tecnici (quali dati, dove stanno, per quanto) sono presi dal codice e dal database di Vociamo e sono veri alla data indicata; le parti giuridiche sono scritte con la diligenza di chi non è del mestiere.

1. Chi tratta i dati

Titolare del trattamento: Alessandro Nardoni, via XXV Aprile 33, 50065 Pontassieve (FI), email privacy@vociamo.app.

Questa è l'intestazione scelta il 10 settembre 2026 per gli eventi di prova. Prima del primo incasso il titolare sarà una ditta individuale o una società e questa riga cambierà.

2. Che cos'è Vociamo, in una frase

Vociamo è un servizio per eventi dal vivo, cioè un tour, una lezione o una conferenza: chi parla usa la sua lingua, e ogni partecipante segue sul proprio telefono, in cuffia o leggendo i sottotitoli, una traduzione automatica nella lingua che ha scelto. Nessuna app da installare: si inquadra un codice QR e si apre una pagina web.

Ci sono tre tipi di persone di cui trattiamo dati: gli operatori (l'organizzazione che usa Vociamo e il suo personale, cioè chi parla e chi modera, che hanno un account), i relatori ospiti (chi parla a un evento senza account, con un link personale) e il pubblico (chi partecipa all'evento, senza account).

3. Quali dati, perché, per quanto tempo

3a. Operatori (con account)

Dato	Perché lo trattiamo	Per quanto
Email, password (conservata solo come impronta, mai in chiaro), nome visualizzato	per farti entrare e riconoscerti	finché l'account esiste
Organizzazione di appartenenza e ruolo (proprietario, amministratore, membro; chi parla o chi modera un evento)	per decidere cosa puoi vedere e fare	finché l'account esiste
Gli eventi che crei: titolo, tipo, lingue, sezioni (tappe, argomenti o interventi) con i loro testi, termini del glossario con le traduzioni approvate, i relatori ospiti che aggiungi	è il servizio stesso	finché li cancelli o cancelli l'account
Le registrazioni di riserva delle sezioni, se scegli di caricarne: un audio preparato in anticipo, che può contenere la tua voce, da far suonare quando la traduzione dal vivo non basta (nessuna è presente di default)	per avere una voce di riserva in ogni lingua	finché le cancelli
Il testo riconosciuto di ciò che dici durante l'evento, frase per frase, e la sua traduzione in ciascuna lingua dell'evento	per tradurlo e mostrare i sottotitoli; per far rileggere tutto il testo a chi partecipa mentre l'evento è in corso e, se la tua organizzazione lo permette, per farlo scaricare ai telefoni che hanno partecipato, anche dopo la fine; poi per la diagnostica se qualcosa è andato storto	30 giorni da quando ogni frase è stata detta, poi cancellato ogni notte in automatico
I contatori di consumo dell'evento (minuti parlati, caratteri tradotti, caratteri sintetizzati) senza prezzi	per il rendiconto dei consumi nella pagina «Consumi» e per la fatturazione	conservati anche dopo la cancellazione dell'evento
Il registro delle azioni (chi ha aperto un evento, chi ha aggiunto chi, chi ha chiuso)	per la sicurezza e per ricostruire cosa è successo	12 mesi, poi cancellato ogni notte in automatico
Le email che ti mandiamo (conferma dell'indirizzo)	per far funzionare l'account	il fornitore email conserva il registro degli invii per un tempo limitato

Il tuo nome visualizzato è mostrato al pubblico quando parli a un evento in cui parla più di una persona: compare sopra le tue frasi nei sottotitoli e nel testo che il pubblico può rileggere o scaricare. Se non hai scritto un nome visualizzato, al suo posto compare la parola del tipo di evento («Guida», «Relatore»). La tua email non viene mai mostrata al pubblico. Il nome visualizzato si cambia in Impostazioni › Account.

Lo scaricamento della trascrizione da parte del pubblico è spento finché la tua organizzazione non lo accende per un evento; lo possono accendere solo il proprietario e gli amministratori dell'organizzazione. Se è acceso, chi ha partecipato può salvare il testo sul proprio telefono: quella copia resta a lui, e la cancellazione dopo 30 giorni non la raggiunge.

L'audio della tua voce non viene registrato durante l'evento. Le registrazioni di riserva sono file che carichi tu prima, non registrazioni dell'evento. Durante l'evento l'audio passa dal nostro server e dai servizi Google di riconoscimento vocale, traduzione e sintesi, che lo elaborano al volo e non lo conservano.

3b. Relatori ospiti (senza account)

Un relatore ospite è una persona che parla a un evento senza avere un account: chi organizza lo aggiunge con un nome e un colore, e gli manda un link personale che vale solo per quell'evento.

Dato	Perché lo trattiamo	Per quanto
Il nome scelto da chi organizza e il colore	per mostrarlo al pubblico sopra le sue frasi e a chi organizza nella console	finché esiste l'evento: oggi nessuna cancellazione automatica lo raggiunge prima
Il link personale (nel database sta solo come impronta), chi l'ha creato, quando, e se e quando è stato revocato	per farlo entrare e per poterlo escludere	finché esiste l'evento; il link smette di funzionare quando l'evento finisce o quando viene revocato
Il testo riconosciuto di ciò che dice mentre ha la parola, con le traduzioni	come per gli operatori: sottotitoli, rilettura, scaricamento se permesso	30 giorni da quando ogni frase è stata detta

La voce di un relatore ospite viene ascoltata solo mentre ha la parola: un suo microfono aperto mentre parla un altro non viene trascritto. Come per gli operatori, l'audio non viene registrato.

3c. Pubblico (senza account)

Dato	Perché lo trattiamo	Per quanto
Una chiave casuale generata dal tuo telefono la prima volta che entri (nel database sta solo come impronta)	per riconoscere lo stesso telefono se ricarica la pagina, senza sapere chi sei; e, dopo la fine dell'evento, per riconoscere che il telefono era presente se l'organizzazione permette di scaricare il testo	vedi sotto
La lingua scelta e la preferenza fra voce e sottotitoli	per darti il canale giusto	vedi sotto
L'ora in cui sei entrato e uscito dall'evento	per contare quanti ascoltano ogni lingua	vedi sotto
Le domande che scrivi a chi parla e le «mani alzate»	per farle arrivare a chi parla, tradotte nella sua lingua	90 giorni, poi cancellate ogni notte in automatico
L'indirizzo IP del tuo telefono, nei registri tecnici dei fornitori che ospitano il servizio	per far funzionare la connessione e per la sicurezza	tempo limitato, deciso dai fornitori (vedi punto 5)

Le righe «vedi sotto» (la partecipazione all'evento) restano 90 giorni, come le domande, poi vengono cancellate ogni notte in automatico.

Non ti chiediamo nome, email né telefono. Non sappiamo chi sei: sappiamo che un telefono ha ascoltato in tedesco dalle 10:12 alle 11:40 e ha scritto due domande.

La tua voce non entra mai in Vociamo: il pubblico ascolta soltanto. Le domande a chi parla si scrivono.

3d. Cookie e memoria del browser

Solo cookie e voci tecnici, nessun tracciamento pubblicitario, nessuna statistica di terzi:

per gli operatori: il cookie di sessione dell'account (fornito da Supabase), lip_locale (la lingua dell'interfaccia), lip_org (l'ultima organizzazione aperta), lip_theme (chiaro o scuro);
per il pubblico: nella memoria del telefono la chiave anonima lip-anonymous-key e le preferenze di ascolto (lip-audience-*), che restano sul telefono.

4. Base giuridica

Per gli operatori: il contratto di servizio con la tua organizzazione (art. 6, par. 1, lett. b del Regolamento UE 2016/679, «GDPR»).
Per i relatori ospiti: l'interesse legittimo dell'organizzatore dell'evento a far parlare i suoi ospiti e a mostrare al pubblico chi sta parlando (art. 6, par. 1, lett. f); l'ospite sa che la sua voce viene trascritta e tradotta, perché lo dice la sua pagina, e può smettere di parlare in qualunque momento.
Per il pubblico: l'interesse legittimo dell'organizzatore dell'evento a farsi capire da chi partecipa e il nostro a far funzionare il servizio (art. 6, par. 1, lett. f); chi partecipa non lascia dati identificativi e può smettere di ascoltare in qualunque momento chiudendo la pagina.
Per le registrazioni di riserva, che possono contenere la voce di chi parla: la scelta esplicita di chi le carica (art. 6, par. 1, lett. a).

5. Chi vede i dati oltre a noi (i fornitori)

Vociamo gira su servizi di altri, che trattano i dati per nostro conto:

Fornitore	Cosa fa	Dove
Supabase	il database e gli account	Francoforte, Germania
Vercel	ospita l'app web	app eseguita a Francoforte; rete di distribuzione mondiale per le pagine statiche
OVHcloud	il server che elabora l'audio e il centralino che lo distribuisce ai telefoni	Francoforte, Germania
Google Cloud	riconoscimento vocale, traduzione e sintesi vocale; le proposte automatiche del glossario fatte con la traduzione	elaborazione nelle regioni europee di Google (`eu`, `europe-west1`); le clausole contrattuali standard di Google coprono i casi in cui Google tratta dati fuori dall'Unione
Google Gemini	l'assistenza automatica per il glossario, oggi spenta; riceverebbe solo i termini del glossario, non la voce	se un giorno viene accesa, l'elaborazione non è garantita in Europa: il servizio che useremmo non ha una regione europea; le clausole contrattuali standard di Google coprono i trasferimenti fuori dall'Unione
Resend	l'invio delle email (conferma)	Irlanda
OpenAI	solo se un'organizzazione chiede la traduzione «diretta» con quel fornitore, oggi spenta	Stati Uniti, con clausole contrattuali standard

Nessun dato viene venduto o ceduto a terzi per pubblicità.

6. I tuoi diritti

Puoi chiederci in ogni momento: di sapere quali dati abbiamo su di te (accesso), di correggerli, di cancellarli, di limitarne l'uso, di riceverli in un formato leggibile (portabilità), di opporti a un trattamento basato sull'interesse legittimo. Basta un'email a privacy@vociamo.app; rispondiamo entro 30 giorni. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Per chi partecipa all'evento, che non lascia dati identificativi, la cancellazione si ottiene indicando l'evento e l'orario: cancelliamo la partecipazione e le domande scritte in quella finestra.

Un relatore ospite può chiedere allo stesso indirizzo, indicando l'evento, di cancellare il suo nome e le sue frasi.

Un operatore che vuole cancellare il proprio account, o un'organizzazione che vuole chiudere, lo chiede allo stesso indirizzo: non c'è un pulsante nel prodotto per farlo da soli, e la richiesta viene eseguita entro 30 giorni.

7. Minori

Vociamo non è rivolto ai minori. Un minore che partecipa a un evento lo fa sotto la responsabilità dell'organizzatore e di chi lo accompagna; non raccogliamo dati che permettano di riconoscerlo.

8. Sicurezza, in breve

Le password sono conservate solo come impronta; l'accesso richiede la conferma dell'email; ogni dato è protetto da regole nel database che impediscono a un'organizzazione di vedere quelle degli altri; il pubblico entra con un codice dell'evento, e ogni relatore ospite con un link personale, che l'organizzatore può revocare in ogni momento; le connessioni sono cifrate (HTTPS, WSS). I fornitori del punto 5 sono tutti soggetti al GDPR o legati da clausole contrattuali standard.

9. Modifiche

Se cambiamo qualcosa di sostanziale (un fornitore nuovo, una durata diversa), aggiorniamo questa pagina e avvisiamo gli operatori via email. La data in cima dice quando è stata scritta l'ultima versione.